檔案應用須知
- 桃園縣平鎮市戶政事務所檔案申請閱覽須知
96年11月12日修訂
檔案管理局96年12月6日檔應字第0960005487號函核准
96年12月10日依前揭函示修訂
一、桃園縣平鎮市戶政事務所（以下簡稱本所）為辦理檔案法第17條至第21條及行政程序
法第四十六條規定事項有關民眾申請閱覽、抄錄或複製檔案之開放應用事項，爰訂定
本須知。
二、申請閱覽、抄錄或複製檔案，應填具申請書或以書面載明下列事項向本所申請，申請
書送達方式以線上申請、電話、e-mail、skype、親自持送或以郵寄通訊為之。
（一）申請人之姓名、出生年月日、電話、住（居）所、身分證明文件字號。如係法人或
其他設有管理人或代表人之團體，其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓
名、出生年月日、電話、住（居）所。
（二）有代理人者，其姓名、出生年月日、電話、住（居）所、身分證明文件字號；如係
意定代理者，並應提出委任書；如係法定代理者，應敘明其關係。
（三）申請項目。
（四）檔案名稱或內容要旨。
（五）檔號或收發文字號。
（六）申請目的。
（七）申請日期。
（八）有使用檔案原件之必要者，其事由。
三、受理單位受理申請後應審查是否符合規定，如有不合規定或資料不全者，應通知申請
人於7日內補正；逾期不補正或不能補正者，得駁回申請。
四、本所對於申請案件，應自受理申請書之日起15日內為准駁，並依下列各款規定以書面
通知申請人：
（一）提供應用申請者，應敘明應用方式、閱覽時間、地點、連絡人員及電話、檔案應用
注意事項、收費標準及應攜帶相關證明文件。
（二）暫無法提供使用者，應載明無法提供原因或法令依據。
五、申請人依指定日期至本所閱覽時，業務承辦人員應收驗其核准通知書及身分證明文件
或委任書；身分證明文件應於檔案閱覽完畢點收後交還。
六、業務承辦人員應陪同並指導及監督申請人閱覽、抄錄或複製檔案，如有飲食、吸煙、
破壞環境整潔或妨害安寧等情事，應予勸告制止，經勸告制止仍不聽從者，應終止其
閱覽，並記錄之。
七、申請人如需輔佐人陪同閱覽檔案，應事先提出申請，並以一人為限。
八、閱覽檔案時，不得僅由輔佐人單獨在場，申請人對其輔佐人之行為應負連帶責任。
九、申請人及其輔佐人於閱畢後，應將檔案歸還受理單位並經點收。
十、申請人於閱覽、抄錄或複製檔案時應以使用本所所提供之設備為原則；如有使用自備
之手提電腦、輔助閱讀器材或其他器材之必要者，應於申請時載明，經許可後始得為
之。
十一、申請人於閱覽、抄錄或複製檔案如有下列情事之一，業務承辦人員應立即予以制
止，其涉及刑事責任者，移送該管檢察機關偵辦。
（一）有添註、塗改、更換、抽取、圈點、污損檔案之行為者。
（二）有拆散已裝訂完成檔案之行為者。
（三）以其他方法破壞檔案或變更檔案內容者。
十二、申請閱覽、抄錄或複製機關檔案經核准者，依檔案管理局訂定之檔案閱覽抄錄複製
收費標準收取費用。如另需提供郵寄服務者，郵遞費用以實支數額計算，每次並加
收處理費新臺幣五十元。
十三、光碟、微縮片等特殊檔案，其申請閱覽程序亦同。
十四、本注意事項如有未盡事宜，得隨時修訂之。
